Fungsi Monitoring

I. Pengertian
Monitoring adalah pengawasan yang berarti proses pengamatan, pemeriksaan, pengendalian dan pengoreksian dari seluruh kegiatan organisasi. Pengawasan merupakan sebagian dari fungsi manajemen. George R. Tery (2006:395) mengartikan control is to determine what is complished, evaluate it and apply corrective measures, if need, to insure result in keeping with the plan (Pengawasan adalah mendeterminasi apa yang telah dilaksanakan, maksudnya mengevaluasi prestasi kerja dan apabila perlu, menerapkan tidankan-tindakan korektif sehingga hasil pekerjaan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan). Newman mengartikan control is assurance that the performance conform to plan. Pengawasan adalah jaminan penyesuaian diri untuk perencanaan.
Tabrani Rusyani 1997 menyatakan pengawasan adalah pengendalian yang dilakukan dengan melaksanakan pemeriksaan, penilaian kemampuan, meningkatkan dan menyempurnakan, baik manajemen maupun bidang operasionalnya.
M. Ngalin Purwanto 2004 mengatakan kepengawasan adalah suatu aktivitas pembinaan.
Dari penjelasan diatas kepengawasan bisa disimpulakan sebagai suatu proses untuk menetapkan pekerjaan apa yang sudah dilaksanakan, menilainya dan mengoreksi bila perlu dengan maksud upaya pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan rencana semula. Pengawasan kaitannya dengan mengidentifikasi komitmen terhadap tindakan yang ditunjukan untuk hasil masa yang akan datang. sehingga pengawasan dilaksanakan untuk mengusahakan agar komitmen tersebut dilaksanakan.
II. Peran kepengawasan
Supervisi/kepengawasan mempunyai peran untuk memotivasi pekerja agar mengemban tugas pokoknya sesuai dengan tuntutan profesinya (Djauzah Ahmad, 1996).
Supervisi / kepengawasan mempunyai peran sebagai pengendali keberhasilan tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Pengendali disini berupa kepastian pelaksanaan kependidikan, penilaian dan penelaah fakta kegiatan, koreksi dan motivasi rencana agar sejalan dengan perubahan yang mungkin terjadi, mendukung seluruh efektivitas dalam pelaksanaan (H.Tabrani Rusyani, 1997).
Supervisi / kepengawasan mempunyai peran membangkitkan dan merangsang semangat pemimpin dan tenaga kerja dalam menjalankan tugasnya, mencari dan mengembangkan metode baru, berusaha mempertinggi mutu pengetahuan / kompetensi pekerja serta membina kerjasama yang baik dan harmonis di antara kalangan tenaga kerja (M. Ngalin Purwanto, 2004).
Dari beberapa batasan di atas dapat ditarik kesimpulan peranan kepengawasan adalah memotivasi semangat kerja pemimpin dan tenaga kerja dalam menjalankan tugasnya, meningkatkan kompetensi pemimpin dan tenaga kerja membina kerjasama yang harmonis serta sebagai pengendali keberhasilan tujuan yang telah ditetapkan sehingga meningkatkan mutu pendidikan lebih terjamin.
III. Fungsi
Fungsi-fungsi kepengawasan agribisnis yang sangat penting diketahui adalah sebagai berikut.
1. Dalam bidang kepemimpinan
a. Menyusun rencana dan kebijakan bersama.
b. Mengikut sertakan anggota-anggota kelompok (tenaga kerja) dalam berbagai kegiatan.
c. Memberikan bantuan kepada anggota kelompok dalam menghadapi dan memecahkan persoalan-persoalan.
d. Membangkitkan dan memupuk semangat kelompok atau memupuk moral yang tinggi kepada anggota kelompok.
e. Mengikut sertakan semua anggota dalam menetapkan keputusan- keputusan.
f. Membagi-bagi dan mendelegasikan wewenang dan tanggungjawab kepada anggota kelompok, sesuai dengan fungsi-fungsi dan kecakapan masing-masing.
g. Mempertinggi daya kreatif pada anggota kelompok.
h. Menghilangkan rasa malu dan rasa rendah diri pada anggota kelompok sehingga mereka berani mengemukakan pendapat demi kepentingan bersama.
2. Dalam hubungan kemanusiaan
a. Memanfaatkan kekeliruan ataupun kesalahan-kesalahan yang dialaminya untuk dijadikan pelajaran demi perbaikan selanjutnya bagi diri sendiri maupun bagi anggota kelompoknya.
b. Membantu mengatasi kekurangan ataupun kesulitan yang dihadapi anggota kelompok, seperti dalam hal kemalasan, merasa rendah diri, acuh tak acuh, pesimistis dan sebagainya.
c. Mengarahkan anggota kelompok kepada sikap-sikap yang demokratis.
d. Memupuk rasa saling menghormati diantara sesama anngota kelompok dan sesama manusia.
e. Menghilangkan rasa curiga-mencurigai antara anggota kelompok.
3. Dalam pembinaan proses kelompok
a. Mengenal masing-masing pribadi anggota kelompok, baik kelemahan maupun kemampuan masing-masing.
b. Menimbulkan dan memelihara sikap percaya dan mempercayai antara sesame anggota maupun antara anggota dengan pemimpin.
c. Memupuk sikap dan kesetiaan tolong-menolong
d. Memperbesar rasa tanggungjawab para anggota kelompok.
e. Bertindak bijaksana dalam menyelesaikan pertentangan atau perselisihan pendapat diantara anggota kelompok.
f. Menguasai teknik-teknik memimpin rapat dan pertemuan - pertemuan lainnya.
4. Dalam administrasi personel
a. Memilih personel yang memiliki syarat-syarat dan kecakapan yang diperlukan untuk suatu pekerjaan.
b. Menempatkan personel pada tempat dan tugas yang sesuai dengan kecakapan dan kemampuan masing-masing.
c. Mengusahakan susunan kerja yang menyenangkan dan meningkatkan daya kerja serta hasil maksimal.
5. Dalam bidang evaluasi
a. Menguasai dan memahami tujuan-tujuan agribisnis secara khusus dan terinci.
b. Menguasai dan memiliki norma-norma atau ukuran-ukuran yang akan digunakan sebagai kreteria penilaian.
IV. Langkah langkah kepengawasan
1. Menetapkan standar pengukuran (setting standars)
Standar ini harus dapat mewakili keseluruhan dari program yang direncanakan. Ada banyak jenis yang bisa dijadikan standar, diantaranya dengan system MBO (Manajemen by Object), yakni sasaran yang dicapai biak secara kuantitatif maupun secara kualitatif, secara umum terdiri dari :
a. Standar nyata (mudah diukur), seperti standar fisik, standar biaya, standar modal dan standar penerimaan.
b. Standar tidak nyata (tidak mudah diukur), seperti sikap, moral dan loyalitas.
2. Menentukan standar titik strategi
Standar titik strategi merupakan bentuk aktivitas yang peka atau sensitif, misalnya saja antara lain yang menyangkut bidang keuangan, seperti :
a. Laporan keuangan (financial).
b. Neraca (balance sheet).
c. Bidang produksi dan lainnya.

3. Mengecek Prestasi/kinerja
Jika standar yang telah ditentukan secara tepat dan tersedianya sarana untuk mengetahui dengan pasti apa sebenarnya yang sebenarnya mereka lakukan, maka penilaian pertasi kerja sangat mudah, tetapi terkadang sulit untuk menentukan standar yang tepat tersebut.
Tercapainya sasaran, baik secara kuantitatif maupun kualitatif juga merupakan standar terhadap prestasi kerja para karyawan secara umum. Jika kegiatan yang dilakukan tersebut sesuai dengan standar yang telah ditetapkan maka proses pengawasan berakhir. Tetapi jika ternyata terjadi penyimpangan dari standar yang ditetapkan tersebut maka dilanjutkan pada langkah berikutnya, yaitu perbaikan dari penyimpangan.
4. Perbaikan Penyimpangan
Perbaikan penyimpangan merupakan titik akhir dari proses pengawasan. Langkah pertama yang dilakukan adalah mencari penyebab dari kesalahan/penyimpangan.
Dengan menemukan penyebab kesalahan/penyimpangan, maka pengendalian dilakukan sesuai dengan penyebab penyimpangan. Penyebab yang umum terjadi seperti perencanaa yang terlalu tinggi, sumberdaya yang tidak memadai, penyalahan sumberdaya, keuangan atau jabatan. Jika permasalahannya yang kita temukan seperti itu maka yang perlu kita lakukan adalah perbaikan rencana, perbaikan sumberdaya, pemecatan dan pertanggung jawaban.

V. Bentuk kepengawasan yang diberi kepada orang yang diterima
1. Memberi saran yang mudah dipahami dan bersipat tegas.
Dengan demikian pekerja termotivasi dengan saran yang diberikan, dan bermaksut agar pekerja tidak melakukan kesalahan sevital mungkin disaat pengoperasian usaha yang berlangsung.
2. Memperlihatkan suatu tindakan pengendalian yang bersifat tegas
Jika terjadi suatu kelalaian, maka perlu adanya ketegasan yang bertujuan agar mereka mempertimbangkan perilaku mereka sebelum bertindak.
VI. Kesimpulan
Inti dari pengawasan adalah memastikan pelaksanaan pekerjaan sesuai rencana, sehingga harus ada perencanaan tertentu dan intruksi dan wewenang kepada bawahan kita. Prinsip lainnya adalah harus mengrefleksikan sifat-sifat dan kebutuhan dari aktifitas yang harus dievaluasi, dapat dengan segera melaporkan penyimpangan-penyimpangan, fleksibel, dapat merefleksikan pola organisasi, ekonomis, dapat dimengerti dan dapat menjamin diadakannya tindakan korektif.
Dari beberapa batasan di atas dapat ditarik kesimpulan peranan kepengawasan adalah memotivasi semangat kerja pemimpin dan tenaga kerja dalam menjalankan tugasnya, meningkatkan kompetensi pemimpin dan tenaga kerja membina kerjasama yang harmonis serta sebagai pengendali keberhasilan tujuan yang telah ditetapkan sehingga meningkatkan mutu pendidikan lebih terjamin.

VI. Daftar pustaka
Rusyam Tabrani R. 1997, Manajemen Pendidikan, Media Pustaka. Bandung
Tilar H.A.R. 2001, Manajemen Pendidikan Nasional. Bandung PT. Remaja Rosdakarya
Ahmad Elkorni. 2009, Fungsi kepengawasan dalam organisasi. Blog pada WordPress.com.
Eni Yulinda. 2009, Dasar dasar manajemen Agribisnis, Pusbangdik UNRI. Pekanbaru
Darwis. 2009, Dasar dasar manajemen Agribisnis, Pusbangdik UNRI. Pekanbaru